chiri.com VCヘルパー導入のアドバイス

手作業でコーディネートをしている場合と、「VCヘルパー」導入後の変化をご説明します。

作業のステップ	手作業の例	VCヘルパーでは
依頼の受付	「相談カード」などに依頼者の情報、依頼内容を記入します。コーディネートの順番などを考慮して保管します。	１．「依頼者登録」をします。依頼者の住所等の基本情報を登録します。登録内容は印刷できます。登録する内容については「機能一覧」をご参照ください。
依頼の受付	「相談カード」などに依頼者の情報、依頼内容を記入します。コーディネートの順番などを考慮して保管します。	２．「ケース登録」をします。活動内容等の詳細を登録します。登録内容は印刷できます。登録する内容については「機能一覧」をご参照ください
ボランティアの受付	「ボランティア登録カード」に活動希望内容、活動可能日の情報などを記入します。	３．「活動会員登録」をします。登録内容は印刷できます。登録する内容については「機能一覧」をご参照ください。
	５０音順などで専用場所に保管します。
	【ボランティア受付→即コーディネートの場合】ボランティアの方の条件に合う「相談カード」を探します。	【ボランティア受付→即コーディネートの場合】活動会員登録後、その方の条件に合う現在調整中の「ケース」を自動的に（または手動で）検索し、即紹介、コーディネート作業に入れます。
コーディネート	当日コーディネートする「相談カード」を用意します。	４．「ケース一覧」または「ケース検索」で「調整中」のケースを選択し、「コーディネート画面」に進みます。（活動会員の方の条件からコーディネートに進むこともできます。）
	依頼内容にマッチするボランティアの方の「登録カード」を探します。	５．「活動会員対象者検索」で「おまかせ検索」または「手動で検索」を行い、ケースに適した活動会員の候補者を一覧表示します。　（曜日、時間帯、活動内容、対象者、男女別、年代別など、ケースと活動会員双方の登録した条件からマッチングします。一覧表の内容はさらに絞り込む、あるいは、ファイルに出力することもできます。）
	活動場所、日程、時間帯、活動内容、対象者、人数など様々な条件が合致する方の「登録カード」を探します。	６．一覧から交渉する活動会員を選択し、「交渉者リストに載せる」ボタンを押します。
	交渉し、決定します。交渉の経過は「相談カード」などに記録します。	７．交渉し決定します。活動会員ごとに交渉の記録を入力します。（交渉日、交渉担当者名、交渉手段、結果、備考など）コーディネートの結果は「依頼者」「活動会員」「ケース」それぞれの記録として残ります。「依頼者」の情報では過去に発生した「ケース」やそのときに交渉した活動会員の方の名前も確認できます。「活動会員」の情報では、過去に活動した「ケース」やそのときの交渉経過などが確認できます。
	決定した「相談カード」や「ボランティア登録カード」は活動期間中は別保管（またはマーキング）する必要があります。交渉成立しなかった「ボランティア登録カード」は元の位置に戻します。
集計・報告	「相談カード」「ボランティア登録カード」などを仕分けしながら件数を数え、エクセル等を利用して集計表を作成します。	月次、年次、期間、その他の条件によって最新の各種集計表を自動作成します。集計結果はエクセル等で編集可能です登録活動会員数登録活動団体数登録ケース数登録ケース一覧表それぞれ、地域別、男女別、年代別、依頼者別、活動内容別、対象者別、コーディネート結果別などで集計できます。
その他	「カード」の保管や整理に気を使わなければならず、「持ち出し」状態になっていると、目的の「カード」を探せない恐れがあります。	「保管」を意識する必要がありません。複数のコーディネーターの方が同時に作業できます。（ネットワーク対応オプションを利用した場合）
その他	ぴったりな方を探すには、経験と労力を要します。「紹介」の偏りが発生する恐れがあります。とくに「集計」作業は大変です。	集計に利用する項目（活動内容等）はあらかじめまとめて登録しておくことによって、入力画面上の選択肢としても利用します。「紹介」の偏りを防ぐことができます。宛名ラベルも印刷できます。コーディネーターの方の座席の移動も少なくなります。

ＶＣヘルパーがもっとも威力を発揮するのは、「検索」と「集計」の機能です。「検索」機能は最新情報を素早く知る、あるいは最も適した、偏りのないコーディネートを行うには、どうしても使いこなしていただきたい機能です。そして、検索の精度を上げ、リアルタイムで正確な集計をするためには、日常業務の中でのこまめなデータ入力が大前提となってきます。ところが、パソコンが苦手な方には、（そもそもパソコンに向かうこともそうですが）検索の時に少しだけ日本語を入力することも相当高いハードルに感じてしまいます。検索のときにできるだけ選択式で済むように工夫しても、お名前で探すときなどは日本語入力を避けて通れません。

そこで、コーディネートを担当する方が、多少は日本語入力できる場合（下の「その１」）、日本語入力が全く苦手な場合（下の「その２」）に分けて、ＶＣヘルパーの使い方をご提案してみようと思います。どちらの方法も、手作業メインの方とパソコンを扱える方との組み合わせ（チーム）です。チームで運用している間に、手作業の方にも便利さを実感していただければよいのですが・・・多少なりとご参考になれば幸いです。

手作業メインの方に、画面の閲覧や、検索などの際の多少の日本語入力、最低限必要な印刷だけはしていただける、という場合のご提案です。

登録受付時には、手書き用紙に一旦記入し、できるだけ早い時間にPC担当者が入力します。
当日の業務に必要なデータを検索し、「調整中」のケース登録カードなどを逐次印刷してコーディネートを開始します。交渉経過などをメモしてゆきます。
(1)依頼者や活動会員の登録情報の画面だけは閲覧できるようにしておく、(2)あるいは、登録内容をデータから印刷したものを手元に用意して、いつでも参照できる状態にしておきます。
　（画面を閲覧した方が最新情報を確認できます。）
ケース情報を印刷した用紙に手書きされた内容は当日中に入力し、入力結果を確認の上用紙は廃棄します。（データは逐次更新されますので、当初の受付時の書類以外はいつまでも使い続けないようにします。特に活動中か待機中かなどの状況は最新にしておく必要があります。）

このような方法が「その１」です。

手作業メインの方が全くパソコンを扱わない場合のご提案です。
「検索」機能は残念ながら使われないことになりますが、PC担当者が手書きされた内容をできるだけ早くこまめにデータ入力しておくことによって、管理者が最新情報を確認したり、リアルタイム（に近い？）情報で集計をすることができます。

登録受付時には、手書き用紙に一旦記入し、できるだけ早い時間にPC担当者が入力します。
登録したデータから印刷した「ケース登録カード」「依頼者登録カード」「活動会員登録カード」を整理した状態で手元に置いてコーディネートします。
カードに手書きされた内容は、その日のうちにPC担当者がデータ入力します。このとき、更新したカードを新たに印刷して差し替えておくか、入力済みの個所にチェックをつけておきます。

このような方法が「その２」です。
データから印刷した「カード」を使っていただくこと、手書きの内容をできるだけ早くPCに入力していただくこと、以外は従来の全面手作業と変わりません。